Gerencia del Área de Equipos y Tecnología

Unidad v

Gerencia del Área de Equipos y Tecnología

La Gerencia del Área de Equipos y Tecnología es una herramienta institucional, creada con la finalidad de apoyar la gestión empresarial mediante una efectiva planificación, formulación y desarrollo de sistemas informáticos y de red, con sus correspondientes políticas de funcionamiento de acuerdo a los objetivos y metas institucionales.

Parámetros

·         Formular e implantar planes de desarrollo e implementación de la Red, Sistemas de información y demás servicios informáticos para la Empresa, de acuerdo a sus objetivos y planes estratégicos.

·          Supervisar, Controlar, mantener y optimizar la operatividad de la infraestructura de software e informática de permita alcanzar los objetivos y metas de la Organización.

·         Asesorar a la Gerencia General y demás áreas organizacionales de la empresa respecto a la adquisición de soluciones tecnológicas y equipos informáticos.

·         Establecer las políticas de equipamiento (Hardware y software) en la Empresa.

·         Establecer las políticas de seguridad de las personas, instalaciones físicas, materiales y de la información en particular.

·          Supervisar e implantar los planes de contingencia, seguridad y control de la Gerencia del Área de Equipos y Tecnología.

·         Velar por la efectiva operación de equipos, redes informáticas, sistemas de información y bases de datos de la empresa.

·         Formular, ejecutar y controlar el presupuesto operativo del área.

·         Participar en las licitaciones y compras en general del equipo y/o material para el área de informática.

·          Evaluar la calidad y cantidad de las soluciones tecnológicas ha ser suministrados.

·         Establecer directrices en la elaboración de contratos de mantenimiento de software y equipo informático, con empresas proveedoras.

·         Elaborar el plan operativo anual de la Gerencia del Área de Equipos y Tecnología.

·         Realizar las demás funciones inherentes al área y las que sean encomendados por la administración superior.

 
Importancia

Planificar, dirigir, supervisar, controlar y mantener la operatividad de la red informática a nivel nacional, a través de estrategias y controles tecnológicos; así como también velar por la seguridad de los datos e información y proveer de herramientas informáticas a las demás áreas de la Organización a fin de facilitar la Gestión Empresarial.

Administración de Recursos Informáticos y Tecnológicos:

 Este departamento tiene como finalidad planificar, administrar, controlar las actividades de los sistemas, bases de datos y servidores de aplicaciones. Así como ejecutar procesos de respaldo de la información y la custodia de los equipos ubicados en el centro de cómputo y los datos almacenados en los mismos.

Administración de TI – Componentes

·         De la Estrategia de Negocio/TI: Formular propuestas del uso de TI, para apoyar prioridades estratégicas de negocio de la empresa.

·         De Desarrollo de Aplicaciones y TI: Incluye investigación de usos estratégicos de las nuevas TI.

·         De la Organización e  Infraestructura de TI: Responsabilidad sobre HW, SW, BD, redes y otros recursos de TI que sea necesario adquirir, operar, supervisar y mantener.

Administración de TI –  Proceso de Planeación 

·         Desarrollo de estrategias, en apoyo a la visión de negocio de la empresa

·          Administración de recursos, desarrollo de planes estratégicos para administrar o subcontratar recursos de TI/SI

Arquitectura de la TI, Diseño Conceptual que Incluye:  

·         Plataforma tecnológica (HW, SW, COMUNIC) .

·         Recursos de datos, (BD operativas y especializadas)

·         Arquitectura de aplicaciones, (desarrollo orientado a procesos de negocios

·         Organización de la TI, distribución de todos los componentes.

Administración de TI –  Organización de TI:

La computación corporativa sufre un cambio radical; como si regresáramos a la centralización. Históricamente década del ’70 un administrador de procesamiento de datos podía rastrear TODOS los activos tecnológicos desde un solo lugar. En los ’80 y ’90 distintas áreas de la organización adquieren sus PC y SW y se unieron a través de redes que invadieron las organizaciones.

Gerencia de Software:

La Calidad de Software (GQS) es el área-llave de proceso del CMM cuyo objetivo es suministrar a los varios niveles de gerencia la adecuada visibilidad de los proyectos, de los procesos de desarrollo y de los productos generados. La GQS tutea como "guardiana", suministrando un retrato del uso del Proceso y no es responsable por ejecutar pruebas de software o inspección en artefactos.

 Obteniendo la visibilidad deseada, la gerencia puede tutear de forma puntual en el sentido de alcanzar los cuatro grandes objetivos de un proyecto de desarrollo de software, cuáles sean, desarrollar software de alta calidad, haber alta productividades del equipo de desarrollo, cumplir el cronograma establecido junto al cliente y no necesitar de recursos adicionales no previstos.

 Para conseguir esos objetivos el área-llave de proceso GQS estimula la actuación de los equipos responsables por el desarrollo de software en diversos frentes objetivando internalizar comportamientos y acciones, pudiéndose destacar:

·         la planificación del proyecto y el acompañamiento de resultados;

·         el uso de los métodos y herramientas padronizadas en la organización;

·         la adopción de Revisiones Técnicas Formales;

·         el establecimiento y la monitoração de estrategias de pruebas;

·         la revisión de los artefactos producidos por el proceso de desarrollo;

·         la búsqueda de conformidad con los padres de desarrollo de software;

·         la implantación de medios asociadas a proyecto, proceso y producto;

·         a utilización de mecanismos adecuados de almacenamente y recuperación de datos relativos a proyectos, procesos y productos.

La calidad de software es un área de conocimiento de la ingeniería de software que objetiva garantizar la calidad del software a través de la definición y normalización de procesos de desarrollo. A pesar de los modelos aplicados en la garantía de la calidad de software titeen principalmente en el proceso, el principal objetivo es garantizar un producto final que satisfaga a la expectativas del cliente, dentro de aquello que fue despertado inicialmente.

Proceso del Desarrollo del Software

 Es una estructura impuesta ante el desarrollo de un producto de software. Los sinónimos incluyen ciclo vital del software y proceso del software. El desarrollo del software se entiende a veces para abarcar los procesos de tecnología de dotación lógica combinado con la investigación y las metas del software comercialización para convertirse software productos. Esto está en contraste con el software de la comercialización, que puede o no puede implicar desarrollo de producto nuevo.

 
Es a menudo difícil aislar si el dirigir o la comercialización es más responsable del éxito o de la falta de un producto de software de satisfacer expectativas del cliente. Esta es la razón por la cual es importante entender ambos procesos y/o facilitar la colaboración entre la ingeniería y la comercialización en el proceso total del desarrollo del software. Las preocupaciones de la ingeniería y de la comercialización se balancean a menudo en el papel de a encargado de proyecto eso puede o no puede utilizar ese título.

La implicación de la comercialización también se conoce como análisis de requisitos del software. Porque el desarrollo del software puede implicar el comprometerse o el ir más allá de qué es requerida por el cliente, un proyecto del desarrollo del software puede perderse en los procesos asociados no generalmente a dirigir por ejemplo estudio de mercados, recursos humanos, gerencia de riesgo, característica intelectual, presupuesto, gerencia de la crisis, etc. Estos procesos pueden también causar el papel de desarrollo de negocio para traslaparse con el desarrollo del software.

 Sistemas Operativos

Es un software que actúa de interfaz entre los dispositivos de hardware y los programas de usuario o el usuario mismo para utilizar un computador. Es responsable de gestionar, coordinar las actividades y llevar a cabo el intercambio de los recursos y actúa como intermediario para las aplicaciones que se ejecutan.

 
Uno de los propósitos de un sistema operativo como intermediario consiste en gestionar los recursos de localización y protección de acceso del hardware, hecho que alivia a los programadores de aplicaciones de tener que tratar con estos detalles. Se encuentran en la mayoría de los aparatos electrónicos que utilizan microprocesadores para funcionar. (Teléfonos móviles, reproductores de DVD, computadoras, radios, etc.)

 Los Sistemas Operativos se clasifican en:

·         Sistema Operativo Monousuario: Este tipo de sistema operativo puede ser utilizado solamente por un usuario a la vez. Por ejemplo: MS-DOS, OS/2 v. 3.0, Windows 95, Windows 98, Windows Me y Windows XP son sistemas operativos monousuarios.

·         Sistema Operativo Multiusuario: Es un sistema operativo que puede ser utilizado por varios usuarios al mismo tiempo. Por ejemplo: Unix, Solaris y Windows 2000 (Terminal server) son sistemas operativos multiusuarios.

·         Sistema Operativo de Red: Permite la conexión entre varias computadoras personales y compartir sus recursos entre ellas. Por ejemplo: Novell, Windows NT, Windows 2000 Professional, Windows 2000 Server, Windows XP Professional y Windows 2003 Server y Professional son sistemas operativos de red.

·          Sistemas de Comunicación: Es un conjunto de dispositivos interconectados que realizan acciones las cuales permiten que las personas puedan comunicarse o conectarse entre sí; decimos que el sistema más antiguo tuvo lugar como oficina de correo, en donde se almacenaban, clasificaba y distribuían las cartas hacia sus destinos correspondientes. Esta fue la primera forma de comunicación material que, por supuesto, tuvo su avance hasta convertirse en lo que hoy conocemos como e-mail; comenzaron a hacerse presentes también los medios masivos de comunicación escrita: diarios y revistas, continuamos con los medios auditivos y audiovisuales.
Los sistemas de comunicación son más que necesarios hoy en día, el mundo en el que actualmente habitamos se basa justamente en los principios de la comunicación; si analizamos los distintos avances tecnológicos que se fueron sucediendo a lo largo de la historia encontraremos que la mayoría de ellos están vinculados a la comunicación y a tornar la vida del hombre un poco más sencilla.

 Las tecnologías emergentes hicieron que el sistema de comunicación a través de la web sea hoy el más utilizado por todos los humanos: mails, chats, mensajes, correo de voz, telefonía IP, foros, entre otros; a través de una simple máquina, sentados en nuestros hogares, nos comunicamos a cualquier parte del mundo sin pagar un costo extra, por esto aseguramos que fue Internet el fenómeno que logró los avances más significativos en la comunicación.

·         Software de Aplicación: Los programas de aplicación están diseñados para realizar una tarea específica dependiendo de la finalidad para la cual fueron creados. Existe una gran variedad de programas de aplicación de acuerdo a su uso.

·         Procesadores de Palabras: Programas orientados a la creación de documentos de texto, tienen las funciones similares a las máquinas de escribir con la diferencia de tener grandes ventajas en su uso con respecto a estas. Por ejemplo: Microsoft Word.

Programas orientados al manejo de información donde se requiera realizar cálculos matemáticos.

Una hoja de cálculo es similar a las hojas tabulares utilizadas en contabilidad y se desarrollaron para que realicen las mismas funciones que estas con la ventaja de que los cálculos y la actualización de la información se pueden hacer más rápidos, sencillos y con menos margen de error. Por ejemplo: Microsoft Excel.

·         Diseño Gráfico y Autoedición: Programas orientados al diseño y creación de material publicitario, de dibujo técnico y artístico. Estos programas hacen más accesible el área de dibujo para que todas las personas puedan desarrollar su creatividad. Por ejemplo: Autocad, Photo Draw y Corel.

·         Navegadores: Programas que nos permiten navegar por la red mundial de la información (Internet) y aprovechar al máximo las bondades que nos ofrece Internet. Por ejemplo: Opera e Internet Explorer.

·         Multimedia: Programas orientados a la creación de material donde usted podrá combinar Imágenes, Sonido y Texto para desarrollar material atractivo en la computadora. Por ejemplo: Flash, Microsoft Producer y Movie Maker.

·          Manejadores de Bases de Datos: Programas que permiten manipular grandes cantidades de información, son utilizados para administrar los sistemas de información de las empresas como control de inventario, facturación, control escolar, recursos humanos, etc. Por ejemplo: SQL y Access.

·          Antivirus: Programas orientados a la protección de las computadoras que hayan sido infectadas por los programas denominados virus. Por ejemplo: Virus Scan, Norton Antivirus y Panda.

·          Presentadores Gráficos: Estos programas permiten generar material de apoyo para la realización de una presentación. Donde se podrá utilizar Texto, Gráficos, Sonidos, Efectos especiales en los archivos para lograr un mejor impacto con la audiencia. Por ejemplo: Freelance y PowerPoint.

·          Programas de Comunicaciones: Programas orientados a la comunicación entre computadoras. Por lo general son utilizados cuando se maneja una red de computadoras, o se quiere dar soporte a distancia de una computadora a otra. Por ejemplo: PC Anywhere y Outlook son programas de comunicación.

·          Software Administrativo: permite automatizar las operaciones empresariales de forma integral y flexible, permitiendo dar una visión global de negocios, lo cual significa disponibilidad de información para la toma de decisiones en el momento oportuno, aumentando la competitividad de su empresa.

Sistemas Operativos de Administración y Control

 Conjunto de programas que sirven como interfaz entre el usuario (Sirve como agente de intercambio de información entre la computadora y el usuario.) y la computadora, además de que administran los recursos de la misma (Entendiéndose como recursos: Memoria, Disco Duro, Procesador, Monitor, Etc.).

Características de SO de administración

Administración de tareas:

·       Monotarea: Solamente puede ejecutar un proceso (aparte de los procesos del propio S.O.) en un momento dado. Una vez que empieza a ejecutar un proceso, continuará haciéndolo hasta su finalización y/o interrupción.

·       Multitarea: Es capaz de ejecutar varios procesos al mismo tiempo. Este tipo de S.O. normalmente asigna los recursos disponibles (CPU, memoria, periféricos) de forma alternada a los procesos que los solicitan, de manera que el usuario percibe que todos funcionan a la vez, de forma concurrente.

Administración de Usuarios:

·       Monousuario: Si sólo permite ejecutar los programas de un usuario al mismo tiempo.

·       Multiusuario: Si permite que varios usuarios ejecuten simultáneamente sus programas, accediendo a la vez a los recursos de la computadora.

Normalmente estos sistemas operativos utilizan métodos de protección de datos, de manera que un programa no pueda usar o cambiar los datos de otro usuario.

Administración de la Memoria: Supervisa que áreas de memoria están en uso y cual están libre, determina cuanta memoria asignará a un proceso y en qué momento, además libera la memoria cuando ya no es requerida para el proceso.

Administración de Trabajos: Cuando existen varios programas en espera de ser procesados, el sistema operativo debe decidir el orden de procesamiento de ellos, así como asignar los recursos necesarios para su proceso.

Administración de Recursos: Sirven para administrar los recursos de hardware y de redes de un sistema informático, como la CPU, memoria, dispositivos de almacenamiento secundario y periféricos de entrada y de salida.

Administración de Claves de Acceso: La Administración de claves de acceso está dada en dos personas que son el Analista de sistemas y el Jefe de Cartera quien es la persona directamente responsable de la administración de la aplicación que incluye la creación de usuarios así como los respectivos permisos y autorizaciones a opciones del menú de la Aplicación objeto de análisis, mientras que la analista recoge ciertos requerimientos solicitados en forma expresa por el Jefe de Cartera.

Además se pudo apreciar que las claves de acceso creadas son pequeñas y significativas, en algunos casos no son individuales ni confidenciales pero aún que existen usuarios que accesan al sistema sin clave

 Evaluación de Controles y Seguridades: Se entiende por controles al conjunto de disposiciones metódicas, cuyo fin es vigilar las funciones y actitudes de las empresas y para ello permite verificar si todo se realiza conforme a los programas adoptados, órdenes impartidas y principios admitidos.

Al hablar de seguridades nos referimos a todas las actividades realizadas con el fin de mantener la reserva de la información: en el manipuleo, proceso, archivo y uso de la información por parte del personal que opera y administra el sistema.
Esta revisión es muy importante por cuanto a más de determinar la existencia de seguridades y controles o la eficacia y eficiencia de las ya existentes, se precisan los detalles que deben ser analizados con profundidad.

El sistema operativo contiene rutinas que intentan evitar perder el control de una tarea cuando se suscitan errores en la trasferencia de información hacia y desde los dispositivos de entrada / salida.

El sistema operativo como controlador y supervisor de todas las actividades que realiza la computadora tiene características que le permiten soportar técnicas avanzadas de procesamiento de datos como:

·         La utilización de Lenguaje de Alto Nivel

·         Tiempo Compartido

·         Multiprogramación

·         Memoria Virtual.

Controles de Claves de Acceso al Sistema

Los controles de claves de acceso son importantes para evitar la vulnerabilidad del sistema. No es conveniente que las claves de acceso estén compuestas por códigos de empleados, ya que una persona no autorizada a través de pruebas simples o deducciones puede dar con dicha clave. Por lo tanto los controles de claves de acceso son nulos para esta aplicación pues cualquier usuario que conozca una clave puede accesar a esta aplicación tan sensible y delicada para el buen funcionamiento de la empresa.

Control de Operaciones de Entrada y Salida

 
Mediante esta actividad el sistema operativo decide que proceso hará uso del recurso, durante cuánto tiempo y en qué momento.

Unidad VI.

La Gerencia en el Área de Operaciones.

En todo centro de informática existe el área de operaciones la cual es la encargada de administrar, manipular y operara los recursos físico (hardware) y lógicos (software) a través de la puesta en marcha de los sistemas y datos que serán llevados a cabos en los equipos que posee. Cuando hablamos de operaciones son las actividades realizadas por los operadores tales como la planificación, el funcionamiento, los recursos necesarios y los servicios que va a brindara a cada uno de los departamentos que posea la empresa. En esta área esta el personal capacitado en cuanto a el manejo de sistema operativo, base de datos, redes y al mantenimiento de los equipos de computación.

Funciones

•         Se encarga planificar, observar y controlara las actividades dentro de la empresa.

•         Brinda información detallada acerca de los procedimientos y taras diarias de la empresa.

•         Prepara y mantener los equipos en buenas condiciones para el proceso de datos.

•         Definir los recursos de hardware y software necesarios para el procesamiento de los datos.

•         Realizar la captura de datos eficiente con el objetivo de brindar una información confiable.

Importancia

La gerencia en el área de operaciones es de suma importancia debido a que la misma es la encargada de llevar un control minucioso de las actividades primordiales de la empresa tales como tener conocimiento acerca de las necesidades que la misma tiene en cuanto a programas o equipos necesarios para realizar las tareas de procesamiento de datos los cuales deben ir de forma correcta para que los programadores o personal a utilizar esta información estén seguro de que son confiables para los procesos que los requieran, ya que de no existir esta administración y personal capacitado puede llegar a una mala dirección y defectos en cuanto a los productos a realizar.

La Gerencia en el Área de Producción

Se fundamenta en conquistar la especialización de los recursos humanos que conforman la estructura de la Organización a través del establecimiento de compromisos orientando su trabajo diario en la mejora de los métodos de producción o prestación de servicios, de la calidad en la satisfacción de los ofertados a Clientes y logro de mayor competitividad de la misma.; todo esto con el fin de hacer posible la integración de la función productiva de la Organización en las direcciones globales de la misma o posibles creadas en el futuro.

Un proceso de desarrollo de software tiene como propósito la producción eficaz y eficiente de un producto software que reúna los requisitos del cliente. Dicho proceso, en términos globales se muestra en la Figura. Este proceso es intensamente intelectual, afectado por la creatividad y juicio de las personas involucradas. Aunque un proyecto de desarrollo de software es equiparable en muchos aspectos a cualquier otro proyecto de ingeniería, en el desarrollo de software hay una serie de desafíos adicionales, relativos esencialmente a la naturaleza del producto obtenido. A continuación se explicanalgunas particularidades asociadas al desarrollo de software y que influyen en su proceso de construcción

Funciones:

Realizan de manera permanente el inventario, dichas funciones se basan en llevar el control de la producción de la organización:

•         Velar por el mantenimiento y control de un inventario básico de insumos y repuestos, que permitan garantizar la continuidad de funcionamiento de los equipos y sistemas.

•         Realización de la instalación de equipos de producción, sistemas o servicios de información, que sean adquiridos o desarrollados en el área de tecnología de información.

•         Lleva a cabo las medidas de seguridad para la operación y funcionamiento de los recursos en la organización.

•         Poner en marcha la administración en el proceso de producción de los servicios de información.

•         Efectuar la capacitación a la área de atención a usuarios sobre la operación y funcionamiento de los servicios de información en producción.

•         Llevar las estadísticas sobre la producción de los servicios de información.

•         Evaluar la calidad de los servicios de información en producción y aplicar las correcciones necesarias.

•         Concretar y establecer normas y procedimientos para la asignación de prioridades y recursos requeridos para la producción de los servicios de información.

Importancia.

La gerencia en el área de producción es inmensamente importante ya que la misma se encarga de llevar el control de forma optima de todos los procesos relacionados con la producción de la organización teniendo en cuenta el costo en cada operación o actividad de la producción el cual comienza con el proceso de corte hasta la facturación y envío de los productos, teniendo presente los métodos de gestión de inventarios.

Tecnología para el control automático de la operación de producción y operación en un centro de informática.

Para llevar un control automático de la producción y operaciones en un centro de informática debemos obtener un software y un hardware que satisfaga la necesidad requeridas por el usuario donde nos permita llevar dicha actividad de manera automatizada y con mayor rapidez los procesos o actividades que se puedan realizar, para ello se necesitan algunos criterios de selección de estas herramientas las cuales podemos describir:

·         El software que es una serie de programas el cual nos permita interactuar con el ordenador pero este varía de acuerdo a su nivel los cuales son el básico, donde se encuentra el sistema operativo y el soporte, donde se encuentra la base de datos, esta herramienta es la más importante en cuanto a sistemas ya que si no posee un programa instalado no se pueden obtener los resultados propuestos. Por tal motivo, deben tomar en cuenta todos los aspectos tecnológicos que se requieran.

·         El hardware se refiere a los equipos el cual se buscan dependiendo de la información que le vayamos a introducir o necesitar para esto debe poseer una capacidad de almacenamiento interno además de contener el tiempo de garantía y una tecnología de punta. Por ello se debe tomar en cuenta el tamaño de la memoria principal, la velocidad del procesamiento, números de canales o puertos y cualquier otro equipo que permita la ejecución de un software que esté dentro de un plan estratégico de sistema. También deben existir unidades externas como las impresoras, tarjetas, módems para obtener la comunicación entre ellas.

·         Caracterización del Proceso Software

El software, como producto de desarrollo posee un conjunto de características que lo diferencian fuertemente del resto de los productos industriales. Esta diferenciación está marcada por lo intrínseco del producto, en tanto que es un producto lógico, abstracto, no físico; como producto se desarrolla, no se fabrica; la complejidad en su definición está dada por la volatilidad de los requisitos y la incorporación de nuevas funcionalidades a partir de lo desarrollado. A pesar de estas particulares diferencias del producto software frente a la mayoría de los productos industriales, pareciera que el ordenamiento del proceso de desarrollo software responde a cierta combinación de las características mencionadas.

Proceso de producción

Todo proceso de producción es un sistema de acciones dinámicamente interrelacionadas orientado a la transformación de ciertos elementos “entrados”, denominados factores, en ciertos elementos “salidos”, denominados productos, con el objetivo primario de incrementar su valor, concepto éste referido a la “capacidad para satisfacer necesidades”. Proceso Factores Productos De Producción (+) VALOR Elementos Esenciales De Todo Proceso Productivo

·       Los Factores O Recursos: en general, toda clase de bienes o servicios económicos empleados con fines productivos.

·       Las Acciones: ámbito en el que se combinan los factores en el marco de determinadas pautas operativas.

·       Los Resultados O Productos: en general, todo bien o servicio obtenido de un proceso productivo.

La teoría de la producción estudia estos sistemas, asumiendo que esa noción de transformación no se limita exclusivamente a las mutaciones técnicas inducidas sobre determinados recursos materiales, propia de la actividad industrial. El concepto también abarca a los cambios “de modo”, “de tiempo”, “de lugar” o de cualquier otra índole, provocados en los factores con similar intencionalidad de agregar valor.

La documentación de los sistemas en producción

El sistema de producción es algo esencial en la empresa, ya que maneja todos los departamentos de esta, así llevando un control de costos, control de inventarios, control de la producción, control de procesos, control de calidad. Los diseños y los modelos de reingeniería de un sistema se utilizan obviamente para respaldar los esfuerzos futuros en este campo. Si se implementa una iniciativa de calidad total, la compañía necesitara cambiar sus procesos sobre una base común cuando las mejoras se implanten. Como una medida de control, estas actividades deben desarrollarse siguiendo los métodos de reingeniería y toda la documentación debe actualizarse. La documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen. La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar. Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la 1ógica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados,  programas y otros documentos; la de los usuarios en forma general la naturaleza y  capacidades del sistema y cómo usarlo. Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación", el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos sistemas.

Importancia de la documentación de sistemas

La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente. La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atención. Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.

Importancia de la documentación de los sistemas de producción.

Es importante darse cuenta que el tipo documentación de producción dicta el sistema organizativo, y en grado importante la distribución del equipo. Cada tipo de producción tiene características específicas y requieren condiciones diferentes para que sea eficaz su implantación y operación.

Estándares básicos de documentación

Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o digital, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:

·       Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas almacenarlas en carpetas e índice.

·       Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.

·       La documentación deberá ser completa.

·       Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.

·       La documentación siempre se conserva actualizada.