Elementos de la teoría de la organización y la teoría gerencial

Unidad 1. Elementos de la teoría de la organización y la teoría gerencial.

1.1  Aspectos conceptuales.

Administración.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Esta definición se subdivide en cinco partes fundamentales:

·         Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o funciones de forma secuencial, que incluye: 

·         Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar con anticipación las misiones y objetivos de la organización.

·         Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

·         Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.

·         Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.

Principios de la administración.

Las investigaciones de Henry Fayol en el área de administración, se basaron en un enfoque sintético, global y universal de la empresa, con una concepción anatómica y estructural de la organización. Uno de sus resultados fue la creación de una serie de 14 principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia:

·         Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.

·         Autoridad: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.

·         Unidad de dirección: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso.

·         Centralización: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad de supervisión de cada actividad.

·         Subordinación del interés particular al general: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe  buscar el beneficio sobre la mayoría.

·         Disciplina:Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa, como también los acuerdo de convivencia de ella.

·         División del trabajo:La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la especialización del personal para aumentar la eficiencia.

·         Orden:Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.

·         Jerarquía:El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección, todos deben conocer  a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.

·         Justa remuneración: Todo empleado debe tener clara noción de su remuneración y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.

·         Equidad:Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado.  A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos.

·         Estabilidad:Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto.

·         Iniciativa:Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos.

·         Espíritu de cuerpo:El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo, que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.

Elementos de la administración.

·         Previsión: Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de cuales serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta los diversos cursos de acción posible.

La previsión comprende, las siguientes etapas:

v  Objetivos:Es la que propone los fines

v  Investigaciones:Se refiere al descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse en las situaciones.

v  Cursos alternativos: Trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines propuestos.

·         Planeación: Fija tiempos de las determinaciones de las unidades que se planteen en los objetivos.

Comprende por las comprende, las siguientes etapas:

v  Políticas:Principios para orientar la acción.

v  Procedimientos:Secuencia de operaciones o métodos

v  Programas:Fijación de tiempos requeridos.

·         Organización: Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones, individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.

En la misma definición se ven claramente las siguientes etapas:

v  Jerarquías:Fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel de la organización.

v  Funciones:La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general que de propuso.

v  Obligaciones:las que tiene en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeña por una persona.

·         Integración: Son conocimientos que se dan al organismo social de todos aquellos medios que la mecánica administrativa por lo cual deben ser eficaces para realizar este funcionamiento, para mejor desarrollo.

Como etapas:

v  Selección:Técnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios

v  Introducción: La mejor manera para lograr que los nuevos elementos se articulen lo mejor y más rápidamente que sea posible al organismo social.

v  Desarrollo:Todo elemento en un organismo social busca y necesita progresar.

·         Dirección: es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficaz, los planes Escogidos.

Comprende, por lo tanto, las siguientes etapas:

v  Mando o autoridad:Es el principio del que se deriva toda la administración y, por lo mismo, su elemento principal, que es la dirección.

v  Comunicación:Es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de este, hacia cada órgano siguiendo las ordenes de coordinación.

v  Supervisión:La función última de la administración es el ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y ordenado.

·         Control: consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Comprende por lo mismo tiene etapas:

v  Establecimiento de normas:Llevan control del comportamiento.

v  Operación de los controles: Funciones de técnicos y especialistas.

v  Interpretación de resultado:Retroalimentación en la administración.

1.2  La gerencia.

La palabra gerencia se utiliza para denominar al conjunto de empleados de alta calificación que se encarga de dirigir y gestionar los asuntos de una empresa. El término también permite referirse al cargo que ocupa el director general (o gerente) de la empresa, quien cumple con distintas funciones: coordinar los recursos internos, representar a la compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos.

Objetivos.

Algunos de los objetivos son:

·         Posición en el mercado.

·         Innovación.

·         Productividad.

·         Recursos físicos y financieros.

·         Rentabilidad (rendimientos de beneficios).

·         Actuación y desarrollo gerencial.

·         Actuación y actitud del trabajador.

·         Responsabilidad social.

Importancia.

La importancia de la gerencia radica en que es considerada como la responsable del éxito o el fracaso de un negocio; ya que es la unidad de la empresa que se encarga dirigir y gestionar la empresa, haciendo que los integrantes del grupo subordinen sus deseos individuales para alcanzar los objetivos. Para eso, la gerencia debe aportar su liderazgo, conducción y capacidad de coordinación.

El gerente.

Es quien esta a cargo de la dirección o coordinación de la organización, institución o empre, o bien sea de una parte de ella como un departamento o un grupo de trabajo.

El papel del gerente es utilizar tan eficientemente como sea posible todos los recursos a su disposición a fin de obtener el máximo posible de beneficio de los mismos. En otras palabras, maximizar la utilidad productiva de la organización, sección, etc.

Funciones del gerente.

Un gerente puede ejecutar simultáneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de las siguientes cuatro funciones:

·         Planeamiento: Cuando la gerencia es vista como un proceso, planeamiento es la primera función que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes. Los planes de una organización determinan su curso y proveen una base para estimar el grado de éxito probable en el cumplimiento de sus objetivos. Los planes se preparan para actividades que requieren poco tiempo, años a veces, para completarse, así como también son necesarios para proyectos a corto plazo. Ejemplo de planes de largo alcance podemos encontrarlos en programas de desarrollo de productos y en las proyecciones financieras de una compañía. En la otra punta de la escala del tiempo, un supervisor de producción planea el rendimiento de su unidad de trabajo para un día o una semana de labor. Estos ejemplos representan extremos en la extensión de tiempo cubierta por el proceso de planeamiento, y cada uno de ellos es necesario para lograr los objetivos prefijados por la compañía.

·         Organización: Para poder llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es necesario crear una organización. Es función de la gerencia determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la realización de los planes que se hayan elaborado. La clase de organización que se haya establecido, determina, en buena medida, el que los planes sean apropiada e integralmente apropiados. A su vez los objetivos de una empresa y los planes respectivos que permiten su realización, ejercen una influencia directa sobre las características y la estructura de la organización. Una empresa cuyos objetivos es proveer techo y alimento al público viajero, necesita una organización completamente diferente de la de una firma cuyo objetivo es transportar gas natural por medio de un gasoducto.

·         Dirección: Esta tercera función gerencial envuelve los conceptos de motivación, liderato, guía, estímulo y actuación. A pesar de que cada uno de estos términos tiene una connotación diferente, todos ellos indican claramente que esta función gerencial tiene que ver con los factores humanos de una organización. Es como resultado de los esfuerzos de cada miembro de una organización que ésta logra cumplir sus propósitos de ahí que dirigir la organización de manera que se alcancen sus objetivos en la forma más óptima posible, es una función fundamental del proceso gerencial.

·         Control: La última fase del proceso gerencial es la función de control. Su propósito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación con los patrones de actuación y, como resultado de esta comparación, determinar si es necesario tomar acción correctiva o remediar que encauce la ejecución en línea con lar normasestablecidas. La función de control es ejercida continuadamente, y aunque relacionada con las funciones de organización y dirección, está más íntimamente asociada con la función de planeamiento.

Desarrollo de las habilidades gerenciales.

Para poder ejercer las funciones y roles propios de la gerencia, un gerente debe poseer ciertas habilidades.Existen tres grandes grupos de habilidades gerenciales, que debe dominar un gerente para ser exitoso:

·         Habilidades técnicas: involucra el conocimiento y experticia en determinados procesos, técnicas o herramientas propias del cargo o área específica que ocupa.

·         Habilidades humanas: se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con la gente. Un gerente interactúa y coopera principalmente con los empleados a su cargo; muchos también tienen que tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.

·         Habilidades conceptuales: se trata de la formulación de ideas, entender relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma creativa, etc.

Dependiendo del nivel gerencial, se vuelven más o menos importantes las distintas habilidades. Si bien en todos los niveles son importantes las habilidades humanas, en los altos niveles gerenciales se hacen más importantes las habilidades conceptuales (para poder ver a la organización como un todo, planificar, etc.), mientras que en los niveles más bajos, tienen mucha importancia las habilidades técnicas.

A medida que el mundo de los negocios cambia, también lo hace la necesidad de determinadas habilidades gerenciales. Es por ello que todo gerente, o quien aspire serlo, debe estar en una constante actualización y mejora de sus habilidades gerenciales. En esta sección identificamos y desarrollamos las principales habilidades que un gerente debe poseer.

Tendencias y enfoques gerenciales.

Ante los grandes cambios tecnológicos, económicos, sociales, políticos, demográficos, que enfrenta el mundo en general, las   organizaciones   han tenido que cambiar   de   forma rápida y constante   la forma de manejar sus negocios, buscando cada día ser más   competitivas en un mundo globalizado en el cual se encuentran, por lo tanto la gerencia tendrá que incursionar en las tendencias gerenciales y adaptarse a los nuevos enfoques que le permitan alcanzar eficiencia, competitividad y sostenimiento en el mercado, con el objetivo de   mejorar su   gestión empresarial y la capacidad de respuesta de la organización a las nuevas   exigencias del mercado actual.

La gerencia debe ser proactiva y estar en la capacidad de enfrentar los cambios tanto a nivel interno como externo que se presenten en su entorno de mercado, convirtiéndolos en oportunidades,   que le permitan alcanzar la   innovación en sus procesos, productos y servicios, implementando nuevas tecnologías   logrando de esta manera tener una visión clara del futuro de su   organización.

Unidad 2.Aspectos evolutivos y desarrollo del área informática.

La informática juega un rol de suma importancia, primero por el uso de tecnologías de la información como facilitadoras de un proceso de cambio, creando nuevas formas de trabajo, permitiendo el rediseño creativo de la organización, haciendo un uso óptimo de los recursos, y la vez, mejorando significativamente la calidad del servicio y creando un ambiente de trabajo propicio para que se desempeñe con la calidad que el usuario demanda y a la vez encuentre en su trabajo las mejores condiciones posibles.

La organización de  los servicios informativos.

Una buena organización depende de la consecución de los objetivos fijados en una empresa, asegurando el óptimo aprovechamiento de los recursos disponibles, la utilización de los recursos informáticos en una empresa es de suma importancia ya que permite una forma más organizada de todos los departamentos de la empresa.

Funciones del departamento de servicio informático

Al cambiar el paradigma de administración, cambia también la estructuras de las organizaciones, por lo tanto es natural que las funciones de algunos departamentos y entre estos  el  de servicios informáticos cambie  dentro de esta  nueva estructura, la principal función del departamento de servicio informático se orienta  a la asesoría  y administración de los recursos que al desarrollo especifico.  Los usuarios adquieren nuevas responsabilidades que deben ser coordinadas con las entidades involucradas en la planificación informática.

El punto clave de este enfoque es que los servicios informáticos deben centrar su acción en brindar  soporte a la infraestructura  tele-informática de la organización, con metas muy claras como reducir costos, ampliar alcances del servicio, mejoramiento continuo de la calidad, productividad interna y del servicio, agilidad, disponibilidad, continuidad, y funcionalidad de los servicios.

También que se deben mantener canales de comunicación eficientes con la alta dirección y los usuarios, para lograr el desarrollo de los proyectos informáticos  que han sido planificados, previamente en conjunto y además trabajar sistemáticamente en la construcción innovadora del futuro.

Desarrollo organizacional.

El Desarrollo Organizacional es un esfuerzo planificado de toda la organización, y controlado desde el nivel más alto para incrementar la efectividad y el bienestar de la organización mediante intervenciones planificadas en los procesos de la organización, es decir, un programa educativo a largo plazo, orientado a mejorar los procesos de solución de problemas y de renovación de una organización, mediante una administración que se base en la colaboración y en la efectividad de la cultura de la empresa.

Su manejo es clave para el éxito empresarial y organizacional en general, comenzando por adecuar la estructura de la organización (organigrama), siguiendo por una eficiente conducción de los grupos de trabajo (equipos y liderazgo) y desarrollando relaciones humanas que permitan prevenir los conflictos y resolverlos rápida y oportunamente cuando se tenga indicios de su aparición.

Funciones gerencial.

·         Definir y desarrollar el Programa Institucional de Desarrollo Informático para la planeación estratégica en materia de tecnologías de cómputo y de información.
Coordinar la planeación de requerimientos técnicos necesarios para cubrir las necesidades de sistematización de información de las áreas usuarias.

·         Ejecutar un plan de investigación de mercado de nuevos productos y tecnología con miras a adquirir el hardware y el software con más ventajas para satisfacer los requerimientos de información.

·         Determinar el plan presupuestal y el programa para la adquisición de equipos, programas y paquetes de cómputo, desarrollo de sistemas con apoyo externo, contratación de asesorías y gastos de mantenimiento y soporte a la base instalada, para garantizar la operación informática.

·         Determinar las bases de concursos y dictámenes técnicos que coadyuven a lograr las adquisiciones más ventajosas en servicio y precio. Apoyar en la licitación, calificación y certificación de bienes informáticos que se adquieran.

·         Coordinar los trabajos de desarrollo de sistemas para proporcionar las herramientas de automatización de las actividades de la empresa, así como supervisar el diseño de aplicaciones en internet para apoyar la difusión y promoción de la empresa.

·         Mantener un control y registro de los gastos presupuestales del hardware, software y servicios contratados.

·         Administrar los servicios de asesoría y soporte técnico para asegurar la operación y uso adecuado de los equipos y paquetes de cómputo.

·         Coordinar los servicios de correo electrónico, de seguridad de información de acceso corporativo a internet, así como la operación de la página de intranet e internet, para asegurar el acceso a los medios informáticos de comunicación institucional.

·         Promover y apoyar la capacitación especializada al personal técnico de la Subdirección de Sistemas y coordinar el programa de capacitación en materia informática de los usuarios en general, para elevar el nivel de la cultura informática de la empresa.

·         Implementar la operación del Comité de Informática de la empresa.

Tendencias

La tendencia es una inclinación o propensión hacia determinados fines. Se habla mucho de Tecnología Informática, y de cómo ésta influye en nuestro diario vivir. Sabemos que la tecnología está siendo innovada y reinventada cada día con el fin de hacernos la vida más simple.

Desarrollo de los planes informáticos.

Un plan informático es una estrategia que articula todos los recursos en el área de las Tecnologías de Información que le permiten a cualquier organización cumplir con su Misión y Visión en el presente y en el futuro.

El plan informático debe iniciarse en el estudio de la Misión de la empresa y sus objetivos estratégicos. Deben identificarse las áreas de intervención críticas del plan y su prioridad.

El plan informático normalmente debe concluir con la identificación de muchos proyectos ordenados cronológicamente que van dando cuenta de las implementaciones armónicas en las áreas de infraestructura y sistemas de información de la empresa. Estos proyectos deben tener una evaluación económica aproximada para poder garantizar que el plan es compatible con los recursos disponibles para su implementación.

Necesidad de los planes informáticos.

Los planes informáticos apuntan a las necesidades informáticas estratégicas y a la arquitectura tecnológica requeridas para cumplir misión, metas y propósitos de la empresa.

Para realizar un plan informático, es necesario que se analice la situación actual de la empresa, en cuanto a los sistemas informáticos actuales, se deberán determinar la orientación de cada uno de estos sistemas hacia los objetivos empresariales y las estrategias que utilizan para lograr este alineamiento. El resultado final de la planificación informática, deberá ser un Plan detallado de actividades en donde luego de analizada la brecha existente de “en donde estamos” y “en donde queremos estar”, se propongan las modificaciones a realizar en el plan informático actual, un análisis de los requerimientos que debe cumplir, la determinación de los modelos de arquitectura e información, un cronograma detallado para el desarrollo de los planes propuestos, la estimación de los recursos necesarios para su desarrollo y un plan de seguimiento que permita determinar el avance y el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Igualmente es necesario que un plan informático contenga elementos claves como son los niveles de servicios, catastro de Sistemas de Información Administrativos,  planes de continuidad operacional o planes de contingencia, arquitecturas de alta disponibilidad, sistemas de respaldos, sistemas de gestión, arquitecturas de integración e interoperabilidad. De igual forma debe revisar y eventualmente proponer una nueva estructura organizacional para el área de Tecnología Informática, de acuerdo a los proyectos que proponga el plan.

Importancia de los planes informáticos.

En el emprendimiento de un plan informático,el apoyo de los directivos es de vital importancia, además de poseer los recursos económicos necesarios para realizar el plan, deben mostrar abiertamente el compromiso de realizarlo; es importante motivar a los directivos a tomar en serio la realización del plan y determinar las actividades en las cuales su participación activa permita garantizar el éxito del proyecto.

Este equipo es además el encargado de motivar la ejecución, implementación e implantación del plan informático, el efecto de su aplicación debe aplicarse desde la cima de pirámide hacia sus bases, es decir debe empezar por los directivos de más alto cargo.

Modelos.

Los modelos relevantes para planes de informática son:

·         Modelo de Desarrollo de aplicaciones: elaboración y puesta en marcha de programas o sistemas computacionales.

·         Modelo de Equipamiento: adquisición por primera vez de equipos, incluyendo tanto hardware como software básico.

·         Modelo de Mejoramiento, ampliación o reposición: aumento de capacidad y calidad de servicios de hardware y/o mejoramiento de software.

·         Modelo de funciones corporativas: representa funciones ejecutadas por la empresa. Cada una describe una actividad, algo que la firma hace, independientemente de la estructura organizacional. Una de las características de este modelo es que documenta acciones a lo largo y a lo ancho de la compañía, sin sujetarse a ataduras institucionales.

·         Modelo de datos: Este modelo ilustra necesidades informáticas vistas desde la óptica corporativa, describiendo las entidades de interés para la empresa y las relaciones entre ellas. El modelo de datos se presenta como mapa lógico de esas entidades o datos, inclusive sus propiedades inherentes, en forma separada de las características de software, hardware o desempeño.

Requerimientos de los planes informáticos.

·         Objetivos y funciones de la unidad de Informática.

·         Estrategias alternativas viables para alcanzar tales objetivos.

·         Nivel de recursos, se requiere para una operación estable, considerando el plan de sistemas vigentes.

·         Actividades que tenderán a, o podrían ser discordantes.

·         Factores de riesgo para el plan general y para cada plan componente.

·         Nivel de crecimiento que se puede esperar para cada tarea o actividad de cada plan componente.

·         Impacto que tendrán las consideraciones anteriores en términos de: recursos, capacitaciones, programas de desarrollo y cuál será la magnitud del esfuerzo involucrado

·         Impacto en los usuarios de los sistemas en cuestión y de las tecnologías usadas para su desarrollo y explotación.

Infraestructura de los planes informáticos.

Aunque no existe una regla fija sobre el contenido específico de un plan informático, básicamente debido a lo apresurado de los cambios técnicos y de las necesidades de información de los usuarios, hay algunas guías que permiten formular un plan en términos que puedan ser leídos por aquellos que necesitan la información completa y suficiente como para responder a la mayoría de las preguntas que podrían ser formuladas.

 Es importante establecer que la razón para escribir el documento del plan, es comunicar los conceptos, metas y estrategias resultantes del estudio y revisiones periódicas de las necesidades de los usuarios y de su compatibilidad con el plan vigente.